2026-10-12 · 8 min čtení
Ředitelé škol tráví velkou část týdne administrativou. Ukážeme, jak s AI zkrátit zápisy z porad, e-maily rodičům a kostru výroční zprávy, aniž byste do chatu poslali jediný osobní údaj žáka. S hotovými prompty a pravidly, která je dobré nastavit ještě před prvním použitím.
Přes náš web prošlo několik dotazů ve stylu „jsem ředitelka školy, chci pomoct s administrativou". Je to pochopitelné: zápisy z porad, e-maily rodičům, pololetní hodnocení, výroční zpráva, odpovědi zřizovateli. Jazykový model dokáže všechny tyhle texty připravit v hrubém znění za zlomek času, ale ve škole platí jedno omezení, které jinde neplatí: pracujete s údaji dětí. Proto začneme pravidly, a teprve potom přejdeme k promptům.
Do veřejné služby typu ChatGPT, Claude nebo Gemini neposílejte:
Místo toho text anonymizujte: místo „Jan Novák, 7. B" napište „žák A z 7. ročníku". Po vygenerování si skutečná jména doplníte sami. Než začnete, projděte věc s pověřencem pro ochranu osobních údajů, kterého školy zpravidla mají. Zeptejte se ho, které služby smíte používat a pro jaké účely. Ve všech nástrojích, které používáte, vyhledejte v nastavení soukromí volbu o použití konverzací k trénování modelu a vypněte ji. Názvy voleb a výchozí stav se u služeb mění, proto je ověřte přímo v nastavení.
Během porady si pište hrubé poznámky (klidně v odrážkách, bez jmen dětí). Pak je vložte do chatu:
Níže jsou moje hrubé poznámky z pedagogické porady základní školy. Udělej z nich úřední zápis v češtině.
Struktura zápisu: 1) datum a přítomní (jen funkce, např. „zástupkyně ředitele", ne jména), 2) projednané body, 3) přijatá usnesení, 4) úkoly: kdo, co, do kdy.
Piš neutrálně a stručně. Nic nepřidávej ani nedomýšlej. Kde není jasný termín nebo odpovědná osoba, napiš [DOPLNIT].
Nezmiňuj žádné údaje o jednotlivých žácích.
POZNÁMKY:
(sem vložte poznámky)Zápis nikdy neodesílejte bez přečtení. Model rád doplní termín nebo odpovědnou osobu, které nezazněly, a značka [DOPLNIT] je proto tak důležitá.
U e-mailů, které se týkají třídy nebo celé školy (změna rozvrhu, výlet, schůzka), jde AI využít bez problémů. U e-mailů o konkrétním dítěti ji použijte jen na přípravu kostry a konkrétní informace doplňte až v e-mailovém programu.
Napiš e-mail rodičům žáků 5. ročníku. Oznamuje, že třídní schůzky se přesouvají z 14. 11. na 21. 11. v 16:30 z důvodu opravy rozvodů v budově. Kdo se nemůže zúčastnit, ať napíše třídní učitelce.
Tón: vstřícný, věcný, bez omluv na tři řádky. Délka max 100 slov. Podpis: vedení školy.
Připrav dvě verze: formální a o něco osobnější.Dvě verze získáte proto, že si pak snadno vyberete tón, který ke škole sedí.
Nahrajte do NotebookLM školní řád, školní vzdělávací program nebo minulou výroční zprávu. Pak se jich můžete ptát a odpovědi budou odkazovat na konkrétní místo ve zdroji, takže si je ověříte.
Podle nahraného školního řádu odpověz: Jak postupuje škola při omlouvání absence delší než tři dny? Uveď přesnou citaci z textu. Když to dokument neuvádí, napiš, že to v dokumentu není.Podmínkou je nahrávat jen dokumenty, které smí zveřejnit (školní řád ano, třídní výkazy ne). NotebookLM je podle katalogu zdarma.
Čísla do výroční zprávy berte vždy z evidence, ne od AI. Model pomůže se strukturou a formulacemi:
Připrav kostru výroční zprávy základní školy za školní rok 2025/2026 podle těchto kapitol: charakteristika školy, personální zabezpečení, výsledky vzdělávání, prevence, spolupráce s rodiči, hospodaření.
U každé kapitoly navrhni 3–5 podnadpisů a napiš, jaké údaje z evidence je potřeba doplnit. Nevkládej žádná čísla ani jména, jen místa označená [DOPLNIT].Pro příspěvky na školní profil (a pro texty na web) platí totéž co výše: anonymně, bez fotografií dětí bez souhlasu. Podrobný postup jsme popsali v návodu na příspěvky na Instagram.
Claude, ChatGPT a Gemini jsou při běžných textech zaměnitelné, takže zvolte tu službu, kterou vám schválil pověřenec. NotebookLM je vhodný, když potřebujete dotazy nad vlastními dokumenty s ověřitelnými odpověďmi. Microsoft Copilot dává smysl, pokud už škola používá Microsoft 365; zda máte AI funkce v licenci a za jakých podmínek, ověřte u správce IT, protože nabídka pro školství se liší od běžné.
Všechny uvedené postupy jdou vyzkoušet zdarma: ChatGPT, Claude i Gemini mají bezplatné úrovně s denními limity, NotebookLM je zdarma. Placené tarify stojí podle katalogu kolem 20 USD měsíčně na uživatele, Microsoft 365 Copilot 30 USD měsíčně na uživatele; školní licence se mohou lišit. Aktuální ceny si ověřte u poskytovatelů, například na https://www.microsoft.com/microsoft-365/copilot.
Redakční návod AI v češtině, není právním poradenstvím. Zákonem o školství je zákon č. 561/2004 Sb. (školský zákon); k nakládání s osobními údaji žáků se obraťte na pověřence vaší školy. Ceny a podmínky služeb se mění, ověřte u poskytovatelů, například https://www.microsoft.com/microsoft-365/copilot. Časové odhady jsou odhady redakce, ne měřená data.