2026-11-04 · 6 min čtení
Odmítnout zakázku a nezavřít si dveře. Omluvit se za chybu a neznít poníženě. Potřetí připomenout nezaplacenou fakturu a zůstat slušný. Tyhle e-maily odkládáme dny. AI napíše první verzi za minutu — když jí řeknete, co chcete, aby příjemce udělal. Šablony zadání pro osm situací a kontrola tónu.
Obyčejný e-mail napíšete za minutu. U těžkého e-mailu přemýšlíte nad každým slovem, protože se bojíte reakce: zákazník se urazí, šéf naštve, kamarád přestane mluvit. Tak ho necháte do zítřka. AI pomůže překonat první prázdnou stránku a navrhne tón, který vás nenapadl. Rozhodnutí, co a jak říct, ale zůstává na vás.
U těžkého e-mailu nestačí „napiš omluvu“. Popište situaci, vztah a hlavně, co má příjemce po přečtení udělat nebo cítit:
Napiš e-mail [komu, jaký máme vztah]. Situace: [co se stalo].
Chci, aby příjemce po přečtení [co má udělat / pochopit].
Tón: [klidný, přátelský, pevný, formální]. Délka do 120 slov.
Nevymlouvej se, nepoužívej fráze jako „s politováním vám sdělujeme“.
Napiš dvě verze: jednu měkčí, jednu přímější.Dvě verze vedle sebe pomohou najít správnou míru.
1. Omluva zákazníkovi za chybu
Napiš omluvný e-mail zákaznici, paní Svobodové. Poslali jsme jí jinou
barvu závěsů, než objednala. Chyba je naše. Nabídneme výměnu do 3 dnů
na naše náklady a slevu 10 % na příští nákup. Chci, aby zůstala
zákaznicí. Bez výmluv, krátce, vykání.2. Odmítnutí zakázky
Napiš e-mail, kterým odmítnu zakázku na rekonstrukci podkroví.
Nemám kapacitu do jara. Chci nechat dveře otevřené na příště
a doporučit kolegu (Truhlářství Malý, telefon doplním). Přátelsky.3. Připomenutí nezaplacené faktury — první připomínka má být vlídná, druhá věcná, třetí pevná s termínem. Podrobně v článku AI pro upomínky a e-maily o platbách.
4. Nepříjemná zpráva šéfovi
Potřebuji napsat vedoucí, že projekt nestihneme do pátku. Důvod:
dodavatel nedodal data, zpoždění 4 dny. Navrhuji nový termín
a dvě možnosti, jak část dodat dřív. Tón věcný, beru odpovědnost
za komunikaci, ne za dodavatele. Bez omlouvání v každé větě.5. Žádost o laskavost (doporučení, posunutí termínu) — řekněte, proč právě oni a co jim nabídnete na oplátku.
6. Stížnost (na službu, souseda, úřad) — fakta, data, co chcete, aby se stalo. Žádné emoce v textu. Formální dopisy úřadům a reklamace popisuje článek Reklamace a dopisy úřadům s AI.
7. Odmítnutí kandidáta po pohovoru — poděkování, jasné „ne“, jedna konkrétní věc, která se líbila, a případně možnost ozvat se příště.
8. Konec spolupráce — s dodavatelem, klientem, podnájemníkem. Datum, důvod v jedné větě, co je potřeba dořešit.
Napsali jste e-mail sami ve vzteku? Nechte ho AI zkontrolovat dřív, než ho odešlete:
Přečti můj e-mail, jako bys byl příjemce. Jak na tebe působí?
Kde zní útočně, ironicky nebo pasivně agresivně? Navrhni úpravy,
které zachovají obsah, ale ubrat emoce. Nepřepisuj celý text.Nejlepší rada pro těžké e-maily ale zůstává stejná: napsat, odložit na hodinu, přečíst znovu a teprve pak poslat.
Zvláštní kategorie je odpověď na e-mail, který vás naštval. Vložte ho do chatu a požádejte nejdřív o rozbor, ne o odpověď: „Co přesně pisatel chce? Na co má nárok a na co ne?“ Teprve pak nechte navrhnout klidnou odpověď, která reaguje na věcnou část a ignoruje osobní útoky. Pomáhá to oddělit emoce od toho, co je opravdu potřeba vyřešit.
Plnou schránku pomůže zkrotit návod Přeplněná e-mailová schránka s AI.
Redakční návod AI v češtině, stav k 25. 10. 2026. U e-mailů s právními důsledky (výpověď, reklamace, upomínka před vymáháním) si ověřte náležitosti v zákoně nebo u právníka; šablony jsou komunikační, ne právní vzory.