2026-10-16 · 6 min čtení
Přepisovat došlé faktury a účtenky do tabulky je práce na celý večer. AI z PDF a fotek vytáhne dodavatele, IČO, částky i splatnost za pár minut a pomůže je spárovat s výpisem z banky. Postup s hotovými zadáními, kontrolou chyb a radou, kdy se vyplatí automatizace.
Živnostníkům a malým firmám, kterým chodí desítky dokladů měsíčně: faktury za materiál, služby, nájem, účtenky za benzín a nákupy. Účetní je pak stejně potřebuje v přehledné podobě a vy chcete vědět, co je zaplacené. AI tady neúčtuje — jen ušetří přepisování a hledání chyb. Hotová podoba postupu je i v sekci Zpracování faktur a účtenek.
Pokud doklady vystavujete (ne přijímáte), přečtěte si spíš AI fakturace pro OSVČ.
Než zapojíte AI, srovnejte tok dokladů. Založte si jednu e-mailovou adresu nebo složku, kam posíláte všechny faktury. Účtenky foťte hned u pokladny — rovně, celé, bez stínu. Rozmazaná fotka je hlavní zdroj chyb, AI ji nevylepší.
Nahrajte do ChatGPT, Claude nebo Gemini několik PDF nebo fotek najednou (začněte pěti až deseti) a zadejte:
Z každého přiloženého dokladu vypiš jeden řádek tabulky se sloupci:
dodavatel; IČO; DIČ; číslo dokladu; datum vystavení; datum zdanitelného plnění; splatnost; základ daně; DPH; celkem; měna; variabilní symbol; číslo účtu.
Pravidla:
- Když údaj nejde přečíst, napiš NEČITELNÉ. Nic nedomýšlej a nedopočítávej.
- Částky piš s desetinnou čárkou, bez mezer a bez „Kč“.
- Na konec připiš řádek SOUČET a sečti sloupec „celkem“.
Výsledek dej jako CSV se středníkem jako oddělovačem.CSV otevřete v Excelu nebo Google Tabulkách. Středník a desetinná čárka jsou kvůli české verzi Excelu — bez toho se čísla rozsypou do špatných sloupců.
AI se u čísel občas splete, nejčastěji u rozmazaných účtenek (zamění 3 a 8, 1 a 7) nebo u faktur s více sazbami DPH. Proto vždy dvě kontroly:
1. Součet. Porovnejte řádek SOUČET se součtem, který si spočítáte sami vzorcem v tabulce. Rozdíl znamená, že AI někde špatně přečetla číslo. 2. Namátkou tři doklady. Otevřete tři náhodné doklady a porovnejte je řádek po řádku. Když sedí, je velká šance, že sedí i zbytek. Když ne, projděte všechny.
U faktur se dvěma sazbami DPH si nechte rozepsat základ a DPH zvlášť pro každou sazbu:
U dokladů s více sazbami DPH rozepiš základ a DPH zvlášť pro každou sazbu do samostatných řádků se stejným číslem dokladu.Stáhněte si z internetového bankovnictví výpis za měsíc jako CSV a nahrajte ho spolu s tabulkou dokladů:
Spáruj doklady s platbami z výpisu. Hledej podle variabilního symbolu, a když chybí, podle částky a data (± 5 dní). Vrať čtyři seznamy:
1) spárované doklady,
2) doklady bez platby (podle splatnosti seřazené od nejstarší),
3) platby bez dokladu,
4) podezřelé: duplicity, rozdíl v částce, stejný dodavatel a částka dvakrát v měsíci.Seznam „platby bez dokladu“ je pro účetní nejcennější — to jsou doklady, které jí jinak chybí na konci čtvrtletí.
Když dokladů chodí desítky měsíčně a ruční nahrávání vás zdržuje víc než hodinu, vyplatí se automatizace v Make nebo n8n: nová příloha v e-mailu → AI vytěží údaje → nový řádek v tabulce → upozornění, když se blíží splatnost. Začněte ale ručním postupem aspoň dva měsíce, ať víte, které doklady AI čte špatně.
Než budete stavět vlastní automatizaci, podívejte se, jestli doklady neumí vytěžit váš fakturační nebo účetní program — řada českých to umí a data pak zůstanou na jednom místě.
Redakční návod AI v češtině. Postup ověřen na vzorových dokladech; přesnost čtení se liší podle kvality skenu. Účetní a daňové povinnosti konzultujte s účetní nebo daňovým poradcem. Podmínky zpracování dat ověřte v nastavení soukromí zvolené AI služby.
Téma: AI pro podnikatele a živnostníky