2026-10-27 · 6 min čtení
Vystavit fakturu, hlídat splatnost, poslat upomínku, spárovat platbu, posbírat účtenky a na konci čtvrtletí poslat všechno účetní. Většinu z toho dnes udělá program sám, když ho jednou správně nastavíte. Postup krok za krokem: fakturační program, napojení banky, automatické upomínky, přijaté doklady, propojení přes Make a kde pomůže AI.
| Krok | Čím | Automaticky? | |---|---|---| | Vystavení faktury | fakturační program (Fakturoid, iDoklad a další) | šablony, opakované faktury | | Odeslání | e-mail z programu s QR platbou | ano | | Hlídání splatnosti | program | ano | | Upomínka | program, text s AI | ano, po nastavení | | Párování platby | napojení banky na program | ano | | Přijaté doklady | telefon, vytěžení z fotky, tabulka | částečně | | Podklady pro účetní | export z programu | jedním kliknutím | | Další propojení | Make nebo Zapier | podle scénáře |
Excel a Word šablona fungují, ale nic nehlídají. Fakturační program (Fakturoid, iDoklad a další české) vyplní údaje z ARES podle IČO, hlídá číselnou řadu, přidá QR platbu a ví, kdo nezaplatil.
Při založení vyplňte:
1. své údaje, číslo účtu, logo, 2. jestli jste plátce DPH (podle toho se mění vzhled faktury), 3. číselnou řadu a výchozí splatnost (třeba 14 dní), 4. text e-mailu, se kterým faktura odchází.
Když fakturujete stejným zákazníkům stejné věci (paušál za údržbu, měsíční služba), nastavte opakovanou fakturu. Program ji každý měsíc vystaví a odešle sám. U ostatních si uložte položky do ceníku, ať je nepíšete znovu.
Text položky pomůže formulovat AI:
Napiš srozumitelný text položky na fakturu pro [údržbu webu
za říjen: aktualizace, záloha, 2 hodiny úprav textů]. Max. 2 řádky,
věcně, aby zákazník věděl, za co platí.V nastavení programu připojte bankovní účet (podle banky přes přímé napojení nebo zasílání výpisů). Program pak sám pozná, která faktura byla zaplacena, podle variabilního symbolu a částky, a označí ji jako uhrazenou. Vy jen kontrolujete platby, které nesedí (jiná částka, chybějící symbol).
Pozor na oprávnění: programu dáváte přístup jen ke čtení pohybů, ne k platbám.
V nastavení upomínek zvolte, kdy odcházejí: třeba připomínka den před splatností, první upomínka tři dny po splatnosti, druhá po čtrnácti dnech. Texty si napište s AI, ať nezní jako vymáhání od prvního dne. Hotové šablony jsou v článku Upomínky a e-maily o platbách s AI.
U stálých zákazníků, kteří platí spolehlivě, můžete upomínky vypnout a ozvat se osobně.
Účtenky a došlé faktury jsou místo, kde se nejvíc ztrácí čas. Postup:
1. Fakturu, která přijde e-mailem, hned přepošlete do programu (mnohé mají vlastní e-mailovou adresu pro doklady) nebo uložte do jedné složky. 2. Papírovou účtenku vyfoťte telefonem ještě u pokladny. 3. Údaje vytěží program nebo AI. Postup přes AI do tabulky je v článku Faktury a účtenky z PDF do tabulky.
Originály si nechte, AI se v číslech může splést.
Kde program sám nestačí, propojí se s dalšími nástroji přes Make nebo Zapier. Příklady:
Návod na první scénář v Make je v článku První automatizace bez programování. Než něco zautomatizujete, dělejte to měsíc ručně, ať víte, co přesně má scénář dělat.
Na konci měsíce nebo čtvrtletí z programu vyexportujte vydané a přijaté doklady (PDF a přehled v tabulce, případně formát pro účetní program). Mnoho programů umí dát účetní vlastní přístup, pak nemusíte posílat nic.
AI pomůže s přehledem, ne s daněmi:
Tady je export vydaných faktur za čtvrtletí (bez osobních údajů):
[vložte]. Udělej přehled: tržby po měsících, 5 největších
zákazníků, faktury po splatnosti. Výpočty ukaž krok po kroku.Daňové přiznání, DPH a pojištění konzultujte s účetní. AI zákony zná jen přibližně a nezná vaši situaci.
U živnostníka s desítkami faktur měsíčně jde o hodiny: žádné ruční hlídání plateb, upomínky odcházejí samy a podklady pro účetní jsou hotové jedním kliknutím. Rychlejší vystavování přes AI v chatu popisuje článek AI fakturace pro OSVČ.
Redakční návod AI v češtině, stav k 27. 10. 2026. Fakturoid uvádí automatické upomínky a párování plateb jako vestavěné funkce a nabízí napojení přes API a Make (fakturoid.cz, make.com/integrations/fakturoid). Podobné funkce mají iDoklad a další fakturační programy. Dostupnost podle tarifu ověřte u poskytovatele; daňové otázky konzultujte s účetní.
Téma: AI pro podnikatele a živnostníky · Automatizace a AI agenti