Příjem zboží z dodacích listů a faktur s AI: tabulka položek, kontrola proti objednávce a cesta do skladu

2026-10-17 · 5 min čtení

Dodávka přijde, k ní dodací list a faktura, a někdo musí položky přepsat do skladu a zkontrolovat, jestli sedí s objednávkou. AI z fotky nebo PDF vytáhne tabulku položek, porovná ji s objednávkou a vypíše rozdíly. Postup pro malé obchody a dílny, včetně cesty do účetního programu, jako je Pohoda.

Komu se to hodí

Malým obchodům, e-shopům se skladem, dílnám a provozovnám, kterým chodí zboží od několika dodavatelů. Příjem vypadá všude stejně: rozbalit, spočítat, porovnat s dodacím listem, porovnat s objednávkou a zapsat do skladové evidence. Nejvíc času zabere přepisování položek a hledání rozdílů — a přesně tam pomůže AI.

Pokud řešíte hlavně došlé faktury za služby a jejich párování s bankou, podívejte se spíš na návod Faktury a účtenky z PDF do tabulky.

Krok 1: Dodací list do tabulky

Vyfoťte dodací list rovně a celý, nebo použijte PDF, které dodavatel poslal e-mailem. Nahrajte ho do Claude, ChatGPT nebo Gemini:

Z přiloženého dodacího listu vytáhni všechny položky do tabulky
se sloupci: kód dodavatele; název; množství; jednotka; cena za jednotku
bez DPH (pokud je uvedená).
Výstup jako CSV se středníkem jako oddělovačem a desetinnou čárkou.
Na konec přidej řádek s počtem položek a součtem kusů.
Když je některá hodnota nečitelná, napiš NEČITELNÉ, nehádej.

CSV otevřete v Excelu nebo Google Tabulkách. Středník a desetinná čárka jsou kvůli české verzi Excelu — bez toho se čísla rozsypou do špatných sloupců.

Krok 2: Kontrola proti objednávce

Teď nahrajte i svou objednávku (export z e-shopu, e-mail nebo tabulku) a porovnejte:

Porovnej tabulku z dodacího listu s mou objednávkou (příloha).
Vypiš:
1. položky, které jsem objednal a nepřišly,
2. položky, které přišly a neobjednal jsem je,
3. položky, kde nesedí množství,
4. položky, kde nesedí cena,
5. položky, které jsou v pořádku (jen počet).
Párovat podle kódu, a když kód chybí, podle názvu — u párování podle
názvu to označ, ať to zkontroluji.

Seznam rozdílů je hlavní výstup. Podle něj reklamujete u dodavatele chybějící kusy nebo špatné ceny dřív, než zaplatíte fakturu.

Krok 3: Fyzická kontrola

AI porovná papíry, ne krabice. Při vybalení spočítejte aspoň položky ze seznamu rozdílů a namátkou tři další. U zboží s šaržemi nebo datem spotřeby si nechte do tabulky z kroku 1 přidat i tyto sloupce a zkontrolujte je proti obalu.

Krok 4: Faktura proti dodacímu listu

Když přijde faktura, porovnejte ji s ověřeným dodacím listem stejným způsobem. Typické nesrovnalosti: fakturované kusy, které nepřišly, jiná sleva než v nabídce nebo účtovaná doprava, která měla být zdarma.

Porovnej fakturu s tabulkou přijatého zboží (už zkontrolovanou).
Vypiš všechny rozdíly v položkách, množství, cenách a slevách
a spočítej, o kolik se liší celková částka.

Cesta do skladu a účetnictví

Z tabulky můžete zboží do skladové evidence zadat ručně — kontrola je hotová a zadávání je rychlé. Pokud položek přibývá, vyplatí se import:

E-shopové systémy obvykle umějí import skladových zásob z CSV nebo XLSX. Formát sloupců najdete v jejich nápovědě; AI vám tabulku do požadovaného tvaru převede, když jí popíšete, jaké sloupce systém chce.
Účetní programy jako Pohoda podporují import dat ve formátu XML. Nastavení importu příjemek je ale věc pro účetní nebo podporu výrobce programu — chybný import ve skladové evidenci se špatně opravuje. AI vám může pomoct s převodem tabulky, nastavení a kontrolu nechte odborníkovi.

Pokud dodávky chodí denně, zvažte automatizaci: e-mail s dodacím listem se zpracuje sám a výsledek přijde do tabulky. Jak začít, ukazuje návod První automatizace bez programování.

Na co si dát pozor

Nečitelné fotky jsou hlavní zdroj chyb. AI rozmazanou číslici nevylepší, jen ji odhadne — proto pokyn „nehádej".
Podobné názvy (šroub M6x20 a M6x25) se při párování podle názvu snadno spletou. Kód dodavatele je vždy spolehlivější.
Ceny a smluvní podmínky dodavatelů jsou obchodní tajemství. Pokud nechcete, aby se z nich model učil, vypněte v nastavení aplikace používání konverzací k tréninku.

Kde se nahromadily zásoby, které se neprodávají, pomůže navazující návod Ležáky na skladě: analýza zásob s AI.

Redakční návod AI v češtině, stav k 16. 10. 2026. Import do účetního programu (např. XML import v programu Pohoda) se liší podle verze a nastavení; postup konzultujte s účetní nebo podporou výrobce programu.

Související nástroje

Přečtěte si dál

Jídelníček na týden a nákupní seznam s AI: méně vyhozeného jídla a žádné večerní „co budeme jíst?“ — Plánování jídla na celý týden zabere deset minut, když ho za vás sestaví AI podle toho, co máte doma, kolik máte času a co jedí děti. Zadání k okopírování, nákupní seznam seřazený podle oddělení v obchodě a jak využít zbytky, aby se nic nevyhazovalo.
AI doma: průvodce pro domácnost — od jídelníčku po ochranu před podvody — AI nemusí být jen pracovní nástroj. Pomůže naplánovat jídlo na týden, srovnat domácí rozpočet, napsat reklamaci nebo připravit výlet s dětmi — a pomůže i rozpoznat podvod. Rozcestník návodů pro běžný život: kde začít, co do AI nepsat a co zvládne za deset minut.
Reklamace, odstoupení od smlouvy a dopis úřadu s AI: jak napsat věcný text, který zabere — Reklamace rozbitého zboží, vrácení objednávky z e-shopu nebo odpověď na dopis z úřadu — AI vám pomůže napsat věcný a zdvořilý text za pár minut. Zadání k okopírování, lhůty, které je dobré znát, a proč si právní tvrzení od AI vždy ověřit.